Wie Sie das passende CRM für Ihre Aufgaben wählen

Dieser Artikel richtet sich an alle, die gerade ein CRM für ihr Unternehmen auswählen. Am meisten nützt er kleinen und mittleren Unternehmen.

Brauchen Sie ein CRM?

Wenn Sie allein arbeiten, merken Sie höchstwahrscheinlich selbst, wann Sie ein CRM brauchen — die Arbeit mit den bisherigen Werkzeugen wird schlicht unbequem. Und ja — wir möchten Ihnen ein CRM ein wenig ausreden. Warum? Weil ein CRM nicht nur Komfort bedeutet, sondern auch Ihre Zeit kostet — und die ist Ihre wichtigste Ressource, wenn Sie allein arbeiten.

Solange Sie allein oder zu zweit arbeiten, können ein gemeinsamer Task-Tracker und ein Cloud-Speicher für Dokumente ein CRM gut ersetzen. Doch mit der Zeit wächst das Unternehmen, und ins Team kommen eine dritte, vierte, fünfte Person. Jetzt möchten Sie den Änderungsverlauf sehen, Zugriffsrechte vergeben, Dateien an Aufgaben anhängen und Ähnliches. An diesem Punkt schaffen die gewohnten Werkzeuge mehr Einschränkungen als Komfort. Genau dann lohnt sich die Frage: Welches CRM sollen wir wählen?

Es gibt noch ein anderes, einfacheres Szenario: Sie müssen personenbezogene Daten von Kunden speichern. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Irgendwann reicht eine gewöhnliche geteilte Google-Tabelle dafür womöglich nicht mehr aus (das ist keine Rechtsberatung: Die konkreten Anforderungen hängen von den Verarbeitungszwecken ab). Welche Pflichten beim Umgang mit personenbezogenen Daten entstehen, haben wir in einem eigenen Artikel ausführlich beschrieben.

Warum gerade zu diesem Zeitpunkt? Ganz einfach: Bevor Sie ein CRM einführen, müssen Sie verstehen, wofür Sie es brauchen. Sie sollten bereits zumindest eine grundlegende Vorstellung von Ihren eigenen Prozessen haben: welche Daten Sie speichern möchten, welche Entitäten und Felder Sie brauchen und wie diese zusammenhängen. Der Versuch, alles im Voraus zu bedenken und sofort das perfekte CRM für die eigenen Aufgaben zu bauen, führt meist zu einem von zwei Ergebnissen:

a) Das System wird zu komplex, man findet sich nur schwer darin zurecht. Dadurch steigt die Einstiegshürde für die Nutzer;

b) das System wird ständig umgebaut: Die Prozesse ändern sich, und mit ihnen muss auch die Struktur des CRM angepasst werden.

Deshalb empfehlen wir unseren Kunden eine einfache Regel: Wenn Stift und Papier reichen — nutzen Sie Stift und Papier. Wenn das Papier knapp wird und die bisherigen Werkzeuge die Arbeit einschränken, ist der richtige Zeitpunkt gekommen, über ein CRM nachzudenken.

Typische Nutzungsszenarien

• CRM als Notizbuch mit Erinnerungen. Entscheidend sind Tempo und Einfachheit: Kontakte, E-Mail und Erinnerungen. Alles andere stört in dieser Phase eher.
• CRM als Vertriebspipeline. Entscheidend ist, Deals, ihre Phasen, den Kontaktverlauf und den nächsten Schritt zu sehen.
• CRM als System für Service und Retainer. Entscheidend sind Tickets, wiederkehrende Aufgaben, Stunden- und Vertragserfassung. Vollwertige Aufgaben- und Ticketmodule sind hier unverzichtbar.
• CRM als Teil eines ERP. Entscheidend ist, Vertrieb, Rechnungen, Projekte und Lager in einem System zu vereinen. Eine Fehlentscheidung kostet hier deutlich mehr: Der Umstieg von einem ERP ist meist schwieriger als der Wechsel von einem CRM zum anderen.
• CRM als Werkzeug für Marketing und Automatisierung. Entscheidend sind Mailings, Lead-Scoring und automatisierte Funnels.

BPM als System für das Geschäftsprozessmanagement betrachten wir in diesem Artikel nicht.

Funktionen, die wirklich zählen — und nicht die, die man Ihnen verkaufen will

• Import und Export aller Daten in einem offenen Format. Das ist Ihre Versicherung gegen Lock-in und eine der Funktionen, die Sie bei einer Migration tatsächlich brauchen — sowohl auf eine neue Plattform als auch weg von ihr.
• API und Webhooks statt tausend fertiger Integrationen. Mit guter Dokumentation und den nötigen Zugängen zum CRM lässt sich nahezu jeder externe Dienst anbinden — statt sich auf die Apps zu beschränken, die offiziell freigegeben und im Integrationskatalog gelistet sind.
• Zugriffsrechte und Änderungsprotokoll. Eigentlich Grundfunktionen, doch nicht jedes CRM bietet sie standardmäßig. Manche Anbieter berechnen sie extra oder bieten sie nur in teureren Tarifen an.
• Eigene Felder, Objekte und Formeln direkt in der Oberfläche. Wenn Sie ein neues Feld hinzufügen, die Struktur ändern oder eine Formel einrichten möchten, ist es praktisch, das selbst im integrierten Editor erledigen zu können, ohne für jede Änderung einen Spezialisten hinzuzuziehen.
• E-Mail-Integration: IMAP/SMTP oder nur OAuth mit Google/Microsoft. Nicht jedes CRM erlaubt es, jeden beliebigen E-Mail-Anbieter ab Werk anzubinden. Nach unserer Erfahrung kann das zum Problem werden, wenn Ihre E-Mails bei einem europäischen Anbieter liegen, und eine zusätzliche Zwischenlösung erfordern.
• Lokalisierung. Wirkt wie eine Grundfunktion, sollte aber trotzdem geprüft werden. Eine englische Oberfläche ist vielleicht kein Problem, Währungs-, Datums- und Adressformate sowie der Datenexport für DATEV können dagegen entscheidend sein.

Versteckte Kosten

Was man auf der Preisseite leicht übersieht. Manche Punkte überschneiden sich mit dem vorherigen Abschnitt, aber es lohnt sich, sie noch einmal festzuhalten — diesmal aus Sicht der tatsächlichen Kosten eines CRM.

• API-Aufrufe und Webhooks. Bei Odoo CRM ist der Zugriff auf die External API im Tarif Standard nicht enthalten, sondern erst ab dem Tarif Custom verfügbar. Die integrierten Odoo-Integrationen funktionieren zwar, eigene oder Drittanbieter-Integrationen über die API lassen sich in diesem Tarif aber nicht anbinden.
• Begrenzte Anzahl von Kontakten und Deals. Im Einstiegstarif von Monday CRM gilt ein Limit von nur 1.000 aktiven Kontakten und Deals.
• App-Integrationen. Bei EspoCRM sind manche direkten Integrationen, etwa mit Zoom, als separate kostenpflichtige Erweiterungen erhältlich.
• Zugriffsrechte. Bei Twenty CRM gibt es Rechte auf Ebene einzelner Datensätze nur im Tarif Organization.
• KI-Funktionen. Heute ist es einfacher, die CRMs ohne KI aufzuzählen — doch der Zugang zu solchen Funktionen kann separat berechnet werden. Auch das gehört in die Budgetplanung.
• Preis pro Nutzer. Bei den meisten CRMs gilt der Preis pro Arbeitsplatz, berücksichtigen Sie also die Teamgröße. Es gibt aber auch Lösungen ohne Begrenzung der Nutzerzahl.

Stand: September 2026. Tarife, Preise und Limits von CRMs können sich ändern.

Bedingt kostenlose CRMs

Hier geht es um Open-Source-Lösungen. Damit haben wir viel Erfahrung — so viel, dass man diesem Thema einen eigenen Artikel widmen könnte. Kurz gesagt: Eine kostenlose Lizenz bedeutet noch kein kostenloses CRM — auch der Betrieb einer solchen Lösung kostet Geld.

Woraus setzen sich die Gesamtkosten zusammen?

• Hosting. Wahrscheinlich einer der kleinsten Kostenpunkte. Für viele kleine Server reichen 10–40 € pro Monat.
• Grundlegender IT-Support. Open-Source-Lösungen brauchen regelmäßige Updates, die Kontrolle der Backups und des allgemeinen Systemzustands. Das kann je nach Infrastruktur und Umfang einige wenige bis Dutzende Stunden Arbeit bedeuten.
• Add-ons und Integrationen. Diese Kosten sind auf der Startseite des Produkts oft nicht sichtbar und tauchen erst im laufenden Betrieb auf, wenn Sie zusätzliche Funktionen brauchen.

Beispiele:

• Im Erweiterungs-Store von SuiteCRM kostet das Modul Price Books 200 $ pro Jahr (Price Books | SuiteCRM Store).
• EspoCRM bietet Workflows als kostenpflichtige Erweiterung für rund 400 € pro Jahr an (Advanced Pack).
• Twenty CRM berechnet selbst in der Self-hosted-Version manche Funktionen separat: 25 $ pro Nutzer und Monat für SSO, Row-Level Security und Audit Logs (Twenty — Pricing).

Ehrlich gesagt: Bei Self-hosting geht es nicht ums Sparen. Es geht um erweiterte Logik, die Möglichkeit, das System vollständig an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, und die Kontrolle darüber, wo Daten gespeichert und an wen sie weitergegeben werden.

Wie Sie testen und das Passende auswählen

Eine Möglichkeit: ein zweiwöchiger CRM-Pilot mit echten Daten. Ein paar Arbeitsszenarien einrichten, die Anzahl der Klicks und die Zeit für die Berichterstellung messen und den Datenexport prüfen.

Eine gute Idee, die in der Praxis aber am Aufwand scheitert. Wie lange dauert es, die nötigen Prozesse in einer völlig unbekannten Oberfläche einzurichten? Dazu kommen getrost noch einige Wochen für die eigentliche Arbeit, die Messungen und die anschließende Auswertung.

Ein solcher Pilot kostet höchstwahrscheinlich deutlich mehr Zeit, als Ihnen lieb ist. Und die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie am Ende genau bei dem CRM bleiben, das Sie getestet haben. Erstens haben Sie sich dann schon an das System und seine Oberfläche gewöhnt. Zweitens werden Sie kaum Lust haben, den ganzen Prozess mit einem anderen System zu wiederholen.

Wir schlagen unseren Kunden einen anderen Ansatz vor:

1. Rechtsraum und Datenspeicherung. Wir prüfen den Rechtsraum des Anbieters und die regulatorischen Vorgaben und sortieren ungeeignete Lösungen sofort aus.
2. Bedarf und technische Anforderungen. Wir legen fest, welche Funktionen das Unternehmen wirklich braucht.
3. Preise. Wir vergleichen Kosten, Limits und kostenpflichtige Funktionen.
4. Bedienbarkeit. Wir bewerten die Oberfläche, die Passung zu den Arbeitsabläufen und persönliche Vorlieben. In dieser Phase reichen Demoversionen.
5. Ein kurzer Pilot mit Testdaten.

Meist erreichen 3–4 Lösungen die letzte Stufe. Genau diese testen und vergleichen wir in echten Arbeitsszenarien. Erst danach ist es sinnvoll, mit der am besten passenden Option einen vollwertigen zweiwöchigen Pilot mit echten Daten zu starten.

Unsere Erfahrung und die unserer Kunden

Alles oben Beschriebene beruht nicht nur auf theoretischem Wissen, sondern auch auf unserer eigenen Erfahrung. Wir halten es für praktisch unmöglich, ein perfektes SaaS-CRM zu finden, das genau Ihre Bedürfnisse vollständig erfüllt. Es ist ein Massenprodukt für eine breite Nutzerschaft, Sie werden also zwangsläufig mit Schwächen leben und Kompromisse eingehen müssen. Dabei kann das, was für ein Unternehmen ein Nachteil ist, für ein anderes ein Vorteil sein.

Mit einem Self-hosted-CRM unter einer Open-Source-Lizenz (zum Beispiel AGPLv3) bekommen Sie ein flexibleres Werkzeug, das sich möglichst genau an Sie und Ihre Bedürfnisse anpassen lässt. Doch je mehr eigene Logik Sie einbauen und je weiter Sie sich von Standardszenarien entfernen, desto höher ist das Fehlerrisiko und desto mehr Ressourcen erfordern Wartung und Betrieb.

Daneben gibt es ein eigenes Segment: die Entwicklung eines CRM für ein bestimmtes Unternehmen. Darauf gehen wir in diesem Artikel nicht ein — solche Lösungen können Hunderttausende Euro kosten.

Ein Beispiel, wie man beim CRM sparen kann

Ein kleines Unternehmen kam mit einer eher ungewöhnlichen Anfrage zu uns. Das Budget war begrenzt, die tägliche Last auf dem System minimal, gleichzeitig arbeiten jeden Monat rund 100 aktive Nutzer im CRM.

Gebraucht wurden Rollen und Zuständigkeiten, Logs und Änderungsverlauf sowie die Arbeit mit Tickets. Die bisherige Lösung hätte bei 41 € pro Nutzer rund 4.100 € im Monat gekostet. Und selbst für dieses Geld ließ sich die benötigte individuelle Logik damit nicht umsetzen.

Wir haben die für dieses Unternehmen am besten passende Lösung gefunden: den Umstieg auf ein Self-hosted-CRM mit einem Server für rund 26 € im Monat und bis zu 5 Stunden Support monatlich, einschließlich kleiner Anpassungen. Hinzu kommen einmalige Kosten für die Datenmigration und die Ersteinrichtung des Systems.

Ein ungewöhnlicher Einsatz eines CRM

Der Datensatz ist kein Mensch, sondern ein Objekt.

Nehmen wir ein Unternehmen, das Hardware-Hosting anbietet. Eine klassische Vertriebspipeline gab es dort nicht, deshalb haben wir die Hardware statt der Kunden zum zentralen Objekt des CRM gemacht.

Jedes Gerät wird über seine Seriennummer identifiziert. Im Datensatz werden die Stromkosten, das Datum der letzten Wartung und der aktuelle Status erfasst: Logistik, Reparatur oder Wartung. Mit einem Gerät können mehrere Verträge verknüpft sein, und der Kunde ist nur eines der verknüpften Felder.

Ein Beispiel, wie sich vorhandene CRM-Felder ohne Umzug und Datenmigration nutzen lassen:

Sie brauchen Unterstützung?

Wenn Sie Beratung bei der CRM-Auswahl, eine Migration, die Einrichtung oder die Einführung einer Self-hosted-Lösung brauchen — darauf sind wir spezialisiert —, sprechen Sie uns an. Wir helfen gern.

Für eine fundierte Entscheidung empfehlen wir außerdem unseren vorherigen Artikel. Dort geht es vor allem um rechtliche und regulatorische Fragen, während wir uns hier auf die internen Abläufe im Unternehmen konzentriert haben. Im abschließenden Teil der Serie betrachten wir Self-hosted-CRMs im Detail. Bis dahin folgen Sie uns in den sozialen Medien, um die Fortsetzung nicht zu verpassen.